(1) Die Gestaltung des Konferenzsystems soll den Anforderungen des Auftraggebers und den funktionalen Anforderungen der Konferenz entsprechen.
(2) Kleine Konferenzräume, Vorstandssitzungen und allgemeine akademische Austauschtreffen sollten nach den grundlegenden Konferenzdiskussionssystemen gestaltet werden. Einige Tagungsräume sind möglicherweise mit Videoverfolgungs- und Aufzeichnungssystemen für Konferenzen, Videoanzeigesystemen für Konferenzen und 5.1-Kanal-Surround-Sound-Systemen ausgestattet.
(3) Internationale Konferenzräume und Geschäftsbesprechungsräume sollten nach Konferenzsystemen mit Simultandolmetscherfunktionen gestaltet werden. Sie sollten mit Konferenz-Video-Tracking- und -Aufzeichnungssystemen, Konferenz-Video-Anzeigesystemen und vorzugsweise 5.1-Kanal-Surround-Sound-Systemen ausgestattet sein.
(4) Besprechungsräume mit fester Bestuhlung können kabelgebundene oder kabellose Audioübertragungssysteme nutzen. Besprechungsräume ohne feste Bestuhlung sollten drahtlose Audioübertragungssysteme nutzen.
(5) Größere Besprechungsräume und Besprechungsräume mit Beobachterbestuhlung sollten zusätzlich zu Konferenz-Audiosystemen mit Konferenz-Beschallungsanlagen ausgestattet sein. Empfehlenswert sind auch Systeme zur Verfolgung und Aufzeichnung von Konferenzvideos sowie Systeme zur Anzeige von Konferenzvideos.
(6) Markenprodukten mit hohem Ruf, guter Qualität und großem Marktanteil sollte Vorrang eingeräumt werden.
