Das einfachste Konferenzsystem besteht aus einem Mikrofon, einem Verstärker, Lautsprechern und Desktop-Anzeigegeräten (z. B. Desktop-Smart-Terminals und LCD-Monitoren). Die Kombination dieser Geräte stellt ein Konferenzsystem dar, das der Übertragung von Ton, der Anzeige von Informationen und der Tonverstärkung dient und es den Benutzern ermöglicht, zu sehen, zu hören und zu sprechen.
Mit dem technologischen Fortschritt und den steigenden funktionalen Anforderungen, insbesondere der weit verbreiteten Nutzung von Computern und Netzwerken, hat sich der Anwendungsbereich von Konferenzsystemen erweitert. Es umfasst jetzt Abstimmungen/Wahl/Beratung, Videokonferenzen, Remote-Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Simultandolmetschen und Desktop-Anzeigen. Dies sind die Grundelemente eines modernen Konferenzsystems, und es sind eine Reihe verwandter Geräte entstanden, wie z. B. zentrale Steuerung, Temperaturregelung, Beleuchtungsregelung, Tonregelung und Leistungsregelung. Angetrieben durch die moderne technologische Entwicklung wird ein Konferenzsystem heute als ein vollständiger Satz von Hardware und Software für Besprechungen definiert.
